az / ru
 
     
 
Главная > Консалтинг > Менеджмент

Распределение рабочего времени: краткий курс тайм-менеджмента

23.04.2013 | Фатима Самедова, Jobs.day.az

Не успеваете вовремя выходить из дома, чтобы не опоздать на работу? А там вам не хватает времени на то, чтобы выполнить в полном объеме намеченные задания? Проблема заключается не в дефиците рабочего времени, а в неверной расстановке приоритетов.

Тайм-менеджмент – искусство правильно распределять дела во времени, уделяя его ровно столько, сколько нужно для завершения поставленных задач, не теряя свободных минут. Наука тайм-менеджмента не требует затрат или сверхспособностей.

С чего начинается распределение времени?

«В зависимости от того, что случилось вчера, выполненных работ, а также обязательств в моем календаре, происходит планирование дел на следующий день, – рассказывает Нармин Ганиева, исполнительный директор Ассоциации риск профессионалов Азербайджана ARPA. – При этом учитывается приоритетность поставленных задач и возможности делегирования определенных поручений коллегам». 

Как бы просто это не звучало, но именно планирование ваших дел поможет четко осознавать, сколько времени понадобится для выполнения намеченных задач.

Важно разделить дела по значимости по нескольким пунктам:

  • Высокая значимость – самые приоритетные в списке дела, в основном встречи и переговоры, дата которых назначается точно и переносится только в самых редких случаях.
  • Средняя значимость – дела, не привязанные к определенному времени, например, подготовка коммерческого приложения, совершаются в промежутке между делами высокой значимости, так же могут быть прерваны ими.
  • Невысокая значимость – своего рода напоминания, плановые работы, например, проверка хода деятельности проекта, звонок коллеге. 
  • Срочные дела – возникают внезапно и требуют скорейшего решения. К таким делам можно отнести публикации экстренных новостей или починку крана.

Распределение дел на завтра

Стоит учитывать дела краткосрочные – те, которые требуется сделать в ближайшее время и дела долгосрочные – выполнение которых нужно разделить на этапы. 

Для этого следует записать в две колонки все дела. В первой укажите задачи, которые нужно выполнить завтра, а во второй те, которые не требуют столь скорого выполнения. Из дел, расположенных в первой колонке, составляется план на завтра. Из второй колонки рекомендуется добавлять в этот план не более 1-2 задач. Это поможет оперативно выполнять сразу несколько задач, не перегружая рабочий график.  

При составлении плана на следующий рабочий день следует размещать дела средней и не высокой значимости между делами с высокой значимостью, так как именно последние имеют жестко установленную дату исполнения.

«При решении каждой задачи важны четкость в расставленных приоритетах, фокусировка и контроль на каждом этапе исполнения, – считает Евгений Солтанов, глава отдела маркетинга Unibankа.  – В течение дня в голове возникают тысячи идей, задумок, которые хочется воплотить, и если их не систематизировать, то ни одна из них не будет реализована».  

Расстановка приоритетов является одним из основополагающих факторов в выполнении всего списка дел. Не оставляйте важные дела на конец дня. Вы можете не успеть выполнить их, что будет иметь различные последствия. 

Удобнее записывать дела в порядке убывания срочности, так возрастает вероятность выполнить весь план. Не стоит бояться менять расположение дел, если меняется их приоритетность, запомните, самое главное – выполнять текущие задачи.

Стоит обратить внимание и на крупные задания, преступать к которым иногда бывает страшно, так как вы не знаете с какой стороны к ним подступиться. Одной из таких задач можно назвать написание диссертации или запуск крупного проекта. В таких случаях крупную задачу необходимо делить на этапы, на подзадачи поменьше, и выполнять их соответственно обыкновенным делам средней срочности.

«Учитывая мою занятость на трех работах, планирую по часам каждый день, – рассказывает писательница Нателла Османлы. – Я недавно поняла, что в сутках очень мало часов, кроме того, присутствует и человеческий фактор. Мы зависим от окружающих и их распорядка дня».

Синдром «откладывания»

Если хотите успевать выполнять за день все поставленные задачи, избегайте хронофагов! Хронофаги – это объекты, как живые, так и не живые, которые мешают выполнению непосредственных дел. Примером хронофагов можно назвать коллег, желающих поболтать, или синдром «откладывания» (прокрастинация).

«В тайм-менеджменте существует действительно золотое правило, – уверен Низами Мехдиев, глава отдела маркетинга и коммуникаций AtaHolding. – Необходимо разделять свои дела по приоритетам. Конечно, найти время на все физически невозможно. При такой скорости развития рынка нам маркетологам приходится постоянно вносить изменения в свои планы, но это всегда на благо компании».

Несомненно, у любого работника имеются дела, выполнение которых он откладывает «на потом» по ряду причин. Например, грядущий поход в банк, в котором можно простоять в очереди долгое время. Для выполнения подобных задач следует также вписывать их в колонку номер два, к остальным несрочным задачам и вносить их в план дня по такому же принципу.  

«Я делю все дела на две части, – говорит Орхан Багиров, директор компании Century 21. – Первая часть – это работа с клиентами, на нее всегда находится время и силы. Вторая часть –  все остальное. Вторую часть порой приходится откладывать «на потом», в силу различных форс-мажорных обстоятельств, например, бакинских пробок».

Тайм-менеджмент вовсе не подразумевает постоянную работу без времени на отдых. Человеку в обязательном порядке требуется отвлекаться от рабочих процессов. Для этого достаточно хотя бы не брать работу на дом и отключаться от нее во время отдыха. В нерабочее время важно отдыхать, иначе, усталость будет копиться, а продуктивность падать.

Тайм-менеджмент – это не только планирование рабочего времени, это – планирование пути для достижения поставленных целей. Самое главное – ваше желание быть эффективным.

 
Теги: Человеческие ресурсы тайм-менеджмент
 
Orphus system Ошибка в тексте? Выделите ее мышкой и нажмите Ctrl+Ent.
 
 
Оставьте комментарий
 
 
Бизнес-каталог Вход в кабинет  |  Добавить компанию  |  Контакты
 
+ Автомобили (300)
+ Аптеки и фармацевтика (228)
+ Банки и страхование (126)
+ Безопасность и охрана (113)
+ Веб сайты (112)
+ Гостиницы и отели (210)
+ Деловые услуги (330)
+ Досуг и развлечения (241)
+ Животные и растения (72)
+ ИТ (248)
+ Кафе и бары (223)
+ Компьютерная техника (205)
+ Красота и здоровье (306)
+ Курсы и тренинги (167)
+ Магазины (214)
+ Мебель (277)
+ Недвижимость (235)
+ Нефть и газ (91)
+ Обувь и аксессуары (151)
+ Одежда (316)
+ Оптовая торговля (137)
+ Полиграфия (213)
+ Предметы интерьера (37)
+ Приготовление еды (150)
+ Продукты питания (131)
+ Промышленность (279)
+ Реклама и PR (220)
+ Ремонтные услуги (93)
+ Рестораны (184)
+ Сельское хозяйство (83)
+ СМИ (162)
+ Специальное оборудование (169)
+ Спорт (117)
+ Стоматология (93)
+ Строительное оборудование (282)
+ Строительство, поставки (248)
+ Строительство, работы (543)
+ Телекоммуникации (89)
+ Товары для детей и мам (85)
+ Товары для дома и офиса (140)
+ Транспорт и логистика (228)
+ Туризм и отдых (345)
+ Услуги (272)
+ Частная медицина (178)
+ Частное образование (174)
+ Юридические услуги (351)
 
 
Copyright © 2011-2011 biznesinfo.az. При воспроизведении материалов портала просьба ссылаться на источник. Взгляды, изложенные в статьях, являются личным мнением авторов и могут не совпадать со взглядами редакции и спонсоров. Пользователям рекомендуется проконсультироваться у специалиста касательно действующего законодательства и конкретных целей использования материалов, размещенных на портале.